Oproep tot VvE-vergadering: Cassatierechtbank en de onschendbaarheid van Art. 66 uitvoeringsbepalingen BW (Beschikking 16399/2025)
Het beheer van een VvE is een complex gebied, waar naleving van procedures cruciaal is om geschillen te voorkomen. De correcte oproep tot de vergadering is van kapitaal belang, aangezien het de basis vormt voor de legitimiteit van beslissingen. Een recente beschikking van de Cassatierechtbank, nr. 16399 van 18 juni 2025, heeft een duidelijke interpretatie gegeven over de onschendbaarheid van de communicatiemethoden voor deze verplichting, waarmee een fundamenteel principe ter bescherming van de collegialiteit en de belangen van de VvE-leden wordt herbevestigd. Laten we deze belangrijke beslissing en de implicaties ervan nader bekijken.
De centraliteit van Art. 66 uitvoeringsbepalingen BW bij de oproep
Artikel 66, lid 3, van de uitvoeringsbepalingen van het Burgerlijk Wetboek is de referentienorm voor de oproepmodaliteiten van de VvE-vergadering. Deze bepaling laat geen ruimte voor fantasievolle interpretaties en garandeert dat elke VvE-lid geïnformeerd wordt en kan deelnemen. De uitdrukkelijk voorgeschreven communicatiemethoden zijn:
- aangetekende post;
- gecertificeerde elektronische post (PEC);
- fax;
- persoonlijke overhandiging.
De uitspraak van de Cassatierechtbank: Een onschendbaar principe
De beschikking nr. 16399/2025 van de Cassatierechtbank, Tweede Civiele Kamer, voorgezeten en opgesteld door Dr. A. Scarpa, is voortgekomen uit een beroep tussen S. en C., na een uitspraak van het Hof van Beroep van Milaan. Het Hooggerechtshof heeft de zaak verwezen, waarbij het met kracht het leidende principe op dit gebied heeft herbevestigd. Hier is de uitspraak van de beslissing:
Inzake VvE-vergaderingen, bepaalt art. 66, lid 3, uitvoeringsbepalingen BW, door bepaalde oproepvormen voor te schrijven (aangetekende post, gecertificeerde elektronische post, fax of persoonlijke overhandiging), een onschendbare regeling ter bescherming van de collegialiteit en dus van de fundamentele belangen van de VvE, zodat elke andere regeling die door particuliere autonomie is uitgedrukt en alternatieve overdrachtsmodaliteiten van de oproep voorziet die ongeschikt zijn om de aflevering aan het adres van de geadresseerde te documenteren, zoals in dit geval, een bericht via gewone elektronische post, uitgesloten moet worden van de geldigheid.Deze verklaring is cruciaal. De Cassatierechtbank benadrukt dat de regeling van art. 66 lid 3 uitvoeringsbepalingen BW een "onschendbare" norm is. Dit betekent dat noch het VvE-reglement, noch een besluit, noch een praktijk alternatieve oproepmodaliteiten kan valideren. Het essentiële punt is het vermogen van de overdrachtsmodaliteit om "de aflevering te documenteren". Gewone elektronische post biedt deze garantie niet, omdat deze in de spam kan belanden of niet aankomt, zonder zeker bewijs van ontvangst, in tegenstelling tot PEC, dat ontvangstbewijzen biedt die vergelijkbaar zijn met die van aangetekende post.
Praktische implicaties en risico's voor beheerders
Deze uitspraak heeft aanzienlijke gevolgen. Voor beheerders is elke oproep die met andere methoden dan die welke in art. 66 uitvoeringsbepalingen BW worden vermeld, ongeldig, met het risico op vernietiging van de aangenomen besluiten. Vernietigbaarheid, die door elke afwezige, tegenstemmende of onthoudende VvE-lid binnen 30 dagen kan worden aangevraagd, is een ernstig probleem. Een vernietigde vergadering betekent dat het hele proces moet worden herhaald, met verspilling van tijd en middelen. Het is daarom van fundamenteel belang dat beheerders zich nauwgezet houden aan de wettelijke bepalingen. Zelfs een overeenkomst tussen VvE-leden voor het gebruik van gewone e-mail zou juridisch geen effect hebben, aangezien het een afwijking is van een dwingende norm.
Conclusies: Bescherming van collegialiteit en rechtszekerheid
De beschikking 16399/2025 herbevestigt een principe van juridische beschaving: de bescherming van de collegialiteit en de fundamentele belangen van de VvE. De duidelijkheid van de oproepregels is geen louter formalisme, maar de garantie dat alle deelnemers hun rechten volledig kunnen uitoefenen. Voor VvE-leden is deze uitspraak een waarschuwing om de regelmatigheid van de oproepen te controleren. Voor beheerders is het een oproep tot professionele zorgvuldigheid en strikte toepassing van de wet. In een steeds meer gedigitaliseerde context herinnert de Cassatierechtbank ons eraan dat, op juridisch gebied, vorm vaak inhoud is, vooral om deelname en geldigheid van collectieve beslissingen te garanderen. Het inschakelen van juridische professionals die gespecialiseerd zijn in VvE-recht is altijd de verstandigste keuze.
